Deja de re-digitar a mano: automatización de procesos para empresas
La misma factura se escribe a mano en el sistema de compras, en una planilla y en el contable. Tres veces el mismo dato, tres oportunidades de equivocarse y un cierre de mes que se convierte en maratón. Automatizamos ese recorrido para que el dato se capture una vez y viaje solo, con revisión humana donde de verdad aporta.
El dato se captura una vez y viaja solo
Hoy la misma factura se escribe a mano en tres lugares. Así queda después.
Una empresa de catering, 31 centros de costo y 3.500 facturas al mes
El mismo documento se digitaba en dos sistemas de compras, se volcaba a un Excel semanal y después se ingresaba al ERP, asignando centro de costo y cuenta contable de memoria.
Lo que pasaba antes
Cada factura se escribía tres veces. La asignación de centro de costo dependía de lo que recordaba una persona; si esa persona faltaba, el cierre se atrasaba.
Qué se construyó
Un motor de consolidación que conecta el SII, los sistemas de compras y una réplica de solo lectura del ERP contable, y cruza los datos entre las tres fuentes.
Qué cambió
La cuenta contable y el centro de costo se asignan por reglas, no de memoria, y el cierre deja de depender de quién esté ese día.
Lo que hace el motor, punto por punto
Nada de esto requiere cambiar tu ERP.
Descarga desde el SII
A-01
Las facturas electrónicas se traen solas del SII, sin que nadie entre a descargarlas ni las transcriba.
Cruce entre sistemas
A-02
El mismo documento se reconoce en compras, en el ERP y en el SII, y se concilia entre las tres fuentes.
Centro de costo por reglas
A-03
La asignación deja de depender de la memoria de una persona y pasa a reglas que se pueden revisar y corregir.
Clasificación contable
A-04
La cuenta contable se propone automáticamente y queda para revisión humana donde el criterio importa.
Planillas que se llenan solas
A-05
Los informes de gestión dejan de armarse a mano cada semana.
Alertas de lo pendiente
A-06
Facturas sin contabilizar, folios repetidos o documentos sin centro de costo avisan solos, en vez de aparecer en el cierre.
Por etapas, con la empresa operando
Nunca un apagón de sistemas ni un proyecto de seis meses antes de ver algo.
Levantamiento del flujo real
Miramos cómo se trabaja hoy de verdad, no cómo dice el manual que se trabaja.
Dónde está el cuello de botella
Identificamos qué paso concreto se come las horas. No se automatiza todo: se automatiza lo que duele.
Puesta en marcha por etapas
Se libera por partes, cada una funcionando antes de seguir con la siguiente.
Soporte y mejoras
El proceso se ajusta con el uso: reglas nuevas, casos que no estaban previstos, informes que la gerencia empieza a pedir.
Lo que preguntan antes de partir
Sobre todo las dos primeras.
¿Tengo que cambiar mi ERP?
F-01
No. El motor se conecta a lo que ya tienes, con una réplica de solo lectura. Tu ERP sigue siendo tu ERP.
¿La IA reemplaza a mi equipo?
F-02
No. Reemplaza la digitación, que es la parte que nadie quiere hacer. El criterio contable sigue siendo de tu gente, y ahora tiene tiempo para eso.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
F-03
Los que son repetitivos y tienen reglas: mover datos entre sistemas, clasificar, conciliar, avisar. Si requiere criterio caso a caso, no.
¿En cuánto se ven resultados?
F-04
La primera etapa se libera funcionando; no hay que esperar al proyecto completo para dejar de digitar dos veces.
¿Cuánto cuesta?
F-05
Depende de cuántas fuentes hay que conectar y de qué tan ordenado está el dato hoy. Por eso partimos mirando el flujo real antes de cotizar.
Partamos por mirar tu flujo
Te decimos qué se puede automatizar y qué no vale la pena. Sin costo.